Specjalista ds. Obsługi Podróży Służbowych

Wykształcenie wyższe (preferowane: administracja, zarządzanie, logistyka, turystyka, stosunki międzynarodowe lub pokrewne);

Minimum 2 lata doświadczenia w organizacji podróży służbowych – warunek konieczny, dodatkowym atutem będzie doświadczenie we wsparciu kadry menedżerskiej;

Doświadczenie w samodzielnym organizowaniu podróży międzynarodowych;

Doświadczenie we współpracy z kadrą zarządzającą;

Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft 365;

Zaawansowana organizacja kalendarza Outlook;

Umiejętność tworzenia zestawień i monitorowania działań w Excel;

Znajomość narzędzi do zarządzania zadaniami i koordynacji pracy;

kompleksowa organizacja krajowych i zagranicznych podróży służbowych;

wyszukiwanie i zakup biletów lotniczych, kolejowych oraz innych środków transportu;

rezerwacja hoteli, sal konferencyjnych oraz usług dodatkowych;

przygotowywanie harmonogramów podróży (travel itineraries);

organizacja logistyki pobytu podczas podróży służbowej;

monitorowanie zmian w planach podróży oraz szybkie reagowanie na sytuacje kryzysowe;

wsparcie podróżnych w formule concierge podczas wyjazdów służbowych;

optymalizacja kosztów podróży poprzez planowanie z odpowiednim wyprzedzeniem;

współpraca z dostawcami usług turystycznych oraz partnerami zagranicznymi.

monitorowanie statusu prowadzonych inicjatyw biznesowych;

prowadzenie rejestru działań, ustaleń i zobowiązań wynikających ze spotkań;

przypominanie o terminach, wydarzeniach oraz działaniach wymagających realizacji;

dbanie o przepływ informacji pomiędzy Pracownikami uczestniczącymi w inicjatywach biznesowych;

identyfikowanie ryzyk związanych z opóźnieniami lub brakiem realizacji ustalonych działań;

przygotowywanie podsumowań, notatek oraz materiałów informacyjnych.

organizacja spotkań krajowych i międzynarodowych;

koordynacja dostępności uczestników;

rezerwacja udziału w konferencjach, targach i wydarzeniach branżowych;

koordynacja dokumentacji związanej z delegacjami;